Учет договоров программа для предприятий

На рынке информационных услуг все чаще стали предлагать различные специальные программы учета договоров, которые содержать много возможностей, облегчающих работу специалистов и ответственных лиц. Также они существенно экономят их рабочее время.

Руководители не только крупных, но и небольших предприятий отдают предпочтение именно таким программам, ведь они имеют широкий набор опций и функций. Программа учета договоров позволяет не только подготовить сам договор и зарегистрировать его, но и отследить ход его непосредственного выполнения, а также привлечь виновных лиц, в случае каких-либо нарушений.

Следует напомнить, что сам процесс заключения договора имеет несколько главных стадий:

1. Первоначальным этапом является подготовка договора. Имея шаблон договора, а также все необходимые реквизиты обеих сторон, этот этап не займет много времени. Изначально надо заполнить карточку договора, где следует указать тип договора, сроки выполнения и сумму по договору, всех ответственных лиц с одной и другой стороны, а также стадию, на которой находится сам документ — подготовка, согласование, подписание. Удобно использовать учет договоров программу еще и тем, что в ней сохраняется вся история документа и можно в любой момент посмотреть все изменения, которые были внесены кем-либо до согласования и подписания. После подписания, вносить изменения запрещено.
2. На втором этапе происходит согласование договора. Автоматизация процесса учета договоров поможет и в этом. Программа позволит без предварительной печати бланка произвести этот процесс. Договор будет направляться на рабочие машины всем лицам, ответственным за его подписание. Договор может перейти к следующему сотруднику, только после одобрения предыдущим.
3. После полного согласования договора всеми структурными подразделениями, привлеченными к этому, документ отправляется на подпись должностному лицу, а именно — руководителю. Учет договоров программа поможет ему проверить все стадии прохождения договора и в случае возникновения вопросов, обратиться к ответственному лицу.
4. Затем необходимо осуществлять контроль за ходом выполнения всех пунктов и сроков, указанных в договоре. Все сведения должны фиксироваться в специальной карточке договора. Имея полную, развернутую информацию, осуществлять контроль будет не сложно. На основании этих данных также можно в итоге проводить анализ деятельности предприятия в целом и составлять отчеты на аналитическом уровне.

Напоследок хотелось бы отметить, что учет договоров программа способна разграничивать доступ к данным договора. Она позволяет четко ограничить возможности каждого пользователя в зависимости от поставленных требований руководства. Не каждый сможет войти в программу и посмотреть необходимый документ и тем более внести изменения в него. Такая функция помогает предотвратить утечку конфиденциальной информации.